Agilidade nos cadastros com Extração de Dados via OCR

Agilidade para o cadastro das empresas com Extração de Dados via OCR

Quer saber tudo sobre a Agilidade para Cadastros de Empresas com Extração de Dados via Sistema OCR? Acompanhe este artigo para, além de aprender as informações sobre o assunto, poder ter certeza de qual é a melhor opção para aplicar essa tecnologia em sua empresa. Confira!

O que é OCR?

Primeiramente, é importante entender o significado da sigla OCR, que quer dizer “Optical Character Recognition”, e se traduzir teremos o termo “Reconhecimento Óptico de Caracteres”. O principal objetivo desta tecnologia é a de possibilitar a conversão de documentos de vários tipos, como por exemplo, imagens, pdfs, papéis escaneados, etc. Ou seja, é uma ferramenta de conversão.

O OCR funciona realizando uma leitura de documentos que estão no formato de imagens e identifica padrões que, posteriormente, irão se transformar em letras, símbolos, palavras e números. Então a ferramenta vai buscar pelo determinado padrão de imagem, o sistema assim compara com o banco de dados e, em seguida, quando encontra o par, faz a conversão.

Para resumir, a imagem é obtida em um conteúdo legível e editável de letras, palavras ou frases, como se fosse o próprio documento original. Atualmente, ainda não se tem uma literatura vasta para explicar com exatidão o que está por trás do reconhecimento óptico e, por isso, a tecnologia se baseia em três mecanismos básicos, relacionados à área, para ser desenvolvida:

Integridade,
Finalidade e
Adaptabilidade.

E, assim, é formada a composição da base do Sistema de Extração de Dados via OCR, permitindo que ele seja capaz de replicar informações de forma precisa.

3 Maiores Benefícios de Usar OCR

Quando falamos da Extração de Dados via OCR, é sempre crucial citar a importância que a estruturação de dados possui, sendo, inclusive, uma das maiores inovações existentes desde que surgiu. Dizemos isso porque a tecnologia OCR tem esse conceito ligado à sua composição, tornando-a um sistema inteligente e com uma proposta clara e objetiva.
Ele é um grande facilitador do processo de leitura de documentos entre mídias, o que é importante para, por exemplo, gerar uma maior agilidade na conversão de documentos. Um exemplo é quando é necessário realizar uma inscrição ou cadastro pela internet. Basta apenas que o usuário envie os arquivos pelo site e, de forma imediata, o sistema consegue fazer a validação.
Além da praticidade da agilidade, também proporciona uma maior segurança, pois é possível transformar arquivos físicos em arquivos digitalizados, no formato de documentos de texto. Também é um forte aliado na hora de buscar por dados, facilitando consideravelmente todo o processo. E hoje, com o avanço e auxílio da Inteligência Artificial, o uso desta ferramenta está cada vez mais difundido e presente nas empresas.

Portanto, podemos perceber que, graças a essa tecnologia, conseguimos padronizar ações, definir melhor os procedimentos necessários e também a qualidade das informações transmitidas.

Como funciona a Extração de Dados via OCR relacionado ao Onboarding Digital?

Para que possamos entender um pouco na prática como tudo funciona, vamos imaginar que existe uma empresa, e para que um cliente possa abrir seu cadastro, ele necessita comprovar sua identidade. Imaginemos que é um procedimento realizado de forma home office, ou seja, é realizada remotamente. Portanto, a entrega de documentos será também realizada de forma digital.

Então sua empresa solicita o envio de um documento oficial com foto, para que seja possível comprovar a identidade.

Assim sendo, o setor responsável pelo cadastro de clientes fica responsável por aceitar esses dados como confiáveis, observando que o documento original com foto foi digitalizado. Desta forma, minimiza muito as possibilidades de um erro. Também confere maior segurança para transmitir as informações para o banco de dados.

Bom, e como proceder então com estas informações por parte da sua empresa, após o cadastro? A resposta é simples, sem mistérios: existe a possibilidade de categorizar e posteriormente utilizar no processo de Onboarding Digital. Sendo tanto para o processo da chegada de um novo cliente como também para a entrada de um novo funcionário, é realizada a conferência e a validação de todas as informações enviadas para o cadastro através do cadastro dos documentos pessoais.

Fator Agilidade e Segurança!

É imprescindível perceber a importância desta ferramenta para auxiliar em uma melhor performance de sua empresa.

Imaginemos juntos o seguinte cenário: nos dias atuais uma nova tecnologia surge a cada mês, semana ou até mesmo a cada dia. Ou seja, o mundo tem se inventado e reinventado a todo momento. Então é extremamente importante que as empresas se mantenham sempre atualizadas para que possam se manter competitivas no mercado de trabalho.

E no mundo digital é necessário que sempre estejamos antenados ao uso de ferramentas e automações tecnológicas que a Flexdoc oferece que podem facilitar e tornar mais ágil o trabalho e os processos de gestão, como é o caso do Sistema OCR que, além de proporcionar maior facilidade para o dia a dia das empresas, também possibilita uma maior agilidade na Comprovação de Documentos.

Portanto, quanto mais fácil e prático é o processo de cadastros com OCR, em uma plataforma robusta e segura como da Flexdoc, mais clientes são atraídos para a empresa, pois sentem-se seguros em compartilhar suas informações.